Als inkoper ben je voortdurend betrokken bij het opstarten, begeleiden of evalueren van een samenwerking tussen de interne opdrachtgever en leverancier. Dagelijks lees of redigeer ik dan ook wel een contract of stel een Request for Proposal [RfP] op voor het inkopen van een product of dienst. Deze documenten staan vaak bol van het wantrouwen en risico’s worden in veel gevallen simpelweg bij de leverancier gelegd. Zijn die leveranciers dan niet te vertrouwen?

Ik vraag me af of deze uitingen van wantrouwen, vaak ook wel minimum eisen genoemd, bijdragen aan een beter of slechter inkoopproces en samenwerking? En waar komt dat wantrouwen vandaan? Denk bijvoorbeeld eens over de impact van het eenzijdig kunnen opzeggen van een contract door de opdrachtgever zonder een redelijke termijn of schriftelijke onderbouwing. Of wat te denken van: “Aan de planning van deze aanbesteding kunnen geen rechten worden ontleend. De Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor om het traject met een inschrijver te staken, de opdracht niet te gunnen of het inkooptraject te staken”. Terwijl een stukje verderop te lezen valt dat: “Inschrijvingen [offertes] die binnenkomen na het genoemde tijdstip niet in behandeling worden genomen”.

Zo zijn er nog vele andere voorbeelden te noemen. De tijd van dikke contracten of RfP’s heb ik zelf al een tijdje achter me gelaten. Enerzijds omdat ik zelf tot de conclusie ben gekomen dat meer papier met “onredelijke” voorwaarden en eisen niet leiden tot een betere dienstverlening [eerder slechter]. Anderzijds omdat ik van mening ben dat er juist veel meer winst te behalen valt in het versimpelen [kostenreductie] van het inkoopproces met een focus op de samenwerking tijdens de uitvoering. Want wat houden we elkaar toch bezig met al die eisen en voorwaarden.

De wantrouwende lezer zal echter direct opmerken:” Ja, ja makkelijk praten, wacht maar totdat het misgaat.” Daarbij kan hij mij haarfijn de keerzijde uitleggen van het niet dichttimmeren van een contract of RfP. En hoe kun je iets goed inkopen, als je er eigenlijk geen verstand van hebt? Ze zullen pleiten om meer kennis [zoals bijvoorbeeld kostendeskundigheid] in eigen huis te hebben. We moeten tenslotte ook nog controleren of we wel de juiste prijs aangeboden krijgen. Je moet nu eenmaal het zekere voor het onzekere nemen.

Weet alles of weet niets?

Het traditionele inkoop vak of eigenlijk kunstje [van Weele 2018] gaat ervan uit dat de inkoper het minst wil betalen en de leverancier zoveel mogelijk wil verdienen. Deze manier van denken creëert al behoorlijk wat wantrouwen. Misschien is het wel naïef van mij te veronderstellen dat ondernemers ooit hun bedrijf zijn gestart om waarde toe te voegen om een betere dienstverlening voor hun klanten te creëren. En dat een verkoper zijn klant echt wil helpen?

Eigenlijk draait het erom met welke bril je een leverancier beoordeelt. Op basis van uitersten herken ik twee types, zij die “alles al weten of denken te weten” en een groep die ervan uit gaat dat zij “weinig/tot niets weten” over wat ze inkopen. Zorgt een houding van “ik weet alles” ervoor dat je meer of minder gaat luisteren naar de ideeën van een ander? Ga je de leverancier dan juist meer vertellen wat die moet doen? Wordt de leverancier hierdoor vervolgens meer of minder reactief?

Maar is een houding van “ik weet niets” dan wel zo verstandig? Kan ik als inkoper waarde toevoegen als ik niets weet? Tel ik nog wel mee als gesprekspartner? Hoe voorkom ik dat leveranciers een loopje met me nemen? “Niets weten” geeft ook een gevoel van onzekerheid en gebrek aan controle.

Van wantrouwen naar transparantie

Socrates [469 v.C. – 399 v.C.] sprak de woorden: “Het enige dat ik weet, is dat ik niets weet”. Daarmee wilde hij niet zeggen dat iemand helemaal niets weet. Maar, hij stelde vragen totdat, door middel van deze vragen en het gesprek, zowel de gesprekspartner als hijzelf slimmer werden. Socrates wordt beschouwd als de grondlegger van de moraal. Hij zocht altijd naar de waarheid, naar rechtvaardigheid, naar ethiek, naar eerlijkheid. Eigenschappen die volgens mij ook van groot belang zijn in het inkoop vak en een goede samenwerking bevorderen. Een oplossing om minder wantrouwend te communiceren zit in het stellen van de juiste vragen. Of denken we dat een hoge aansprakelijkheid zorgt voor een betere samenwerking met een leverancier? Hem te beboeten terwijl wij, inkopers, wel fouten mogen maken in onze aannames in een RfP? Hoe zou jij het vinden als je werkgever eenzijdig besluit om je salaris pas na 120 dagen te gaan betalen? Volgens mij begint het allemaal met de juiste vragen stellen. Dan komt transparantie vroeg of laat vanzelf. En mocht dat niet zo zijn, zoek dan vooral verder naar een andere leverancier. Je krijgt tenslotte uiteindelijk de leverancier die je verdient.