De grootste misvattingen over Best Value Procurement

Enige misvattingen
Best Value is een relatief nieuw paradigma, en mede daardoor bestaat een aantal misvattingen. We bespreken de vijf hardnekkigste.

Best Value gaat alleen over inkoop
Deze misvatting is begrijpelijk. De filosofie is namelijk door Kashiwagi zelf in Nederland geïntroduceerd als Best Value Procurement. En Van de Rijt en Santema, die je kunt beschouwen als de Nederlandse missionarissen van het gedachtengoed van Kashiwagi, spraken aanvankelijk van ‘prestatie-inkoop’. Best Value gaat zeker over inkoop, in feite over de kern van inkoop: hoe vind je de beste leverancier. Maar het gaat niet alleen over goed inkopen. Het gaat ook over projectmanagement en vooral over risicoreductie en waardecreatie.

Best Value is een truc om alle risico’s op de toeleverancier af te wentelen
Bij de traditionele manier van inkopen heeft de leverancier de neiging risico’s waarop hij geen invloed kan uitoefenen toch, impliciet op zijn schouders te laden. Met alle gevaren voor hem én voor de opdrachtgever. Kern van Best Value is nu juist dat de potentiële leverancier in de selectiefase op twee A4 laat zien hoe hij de risico’s binnen zijn scope denkt te minimaliseren. De beheermaatregelen voor risico’s zijn opgenomen in de prijs van de leverancier. Deze risico’s liggen echter buiten de invloedsfeer van de leverancier en daarom is de klant altijd financieel verantwoordelijk als zich een risico voordoet.

Als opdrachtgever kun je dankzij Best Value achterover leunen
De ervaring met Best Value heeft tenminste een ding geleerd: het kost minder tijd en energie als je de leverancier erkent als de expert, in plaats van als zelfbenoemde expert dikke pakken specificaties op te stellen en de uitvoering van het werk voortdurend te moeten controleren. Maar helemaal niets doen, nee dat is er ook bij Best Value niet bij. Wil Best Value een succes worden, dan is het zaak de juiste projectdoelstellingen te formuleren zonder daarbij gedetailleerd te specificeren.

Contracten zijn niet meer nodig
Ook bij Best Value blijft een contract nodig. Het voordeel van de Best Value-aanpak is dat het contract minder belangrijk is omdat er een goed plan aan ten grondslag ligt. Partijen zijn door het doorlopen van de concretiseringsfase beter voorbereid. Het contract is hierdoor completer omdat het onder meer een goede planning en een risicodossier bevat.

Een kind kan de was doen
Best Value is een verrassend eenvoudige en mede daardoor steeds populairdere manier om meer waarde uit de leverancier te halen. De filosofie is de afgelopen jaren fijn geslepen en heeft zich zowel in de profit-sector als de non profit-sector bewezen. Toch blijkt de implementatie niet makkelijk. Dat komt met name omdat mensen nu eenmaal mensen zijn en gemakkelijk terugvallen in oud gedrag. Concreet: aan het technisch specificeren slaan, controleren en toch weer gaan onderhandelen over de centen. Loslaten is en blijft lastig.

Meer weten?

Download het gratis eBook Best Value Procurement. Het is een echte hands-on gids, boordevol met handige tips om direct zelf aan de slag te gaan met Best Value Procurement. Veel leesplezier!!!