In 4 stappen grip op het inkoopproces en uitgaven

U wilt uw inkoopproces verbeteren en de inkoopkosten verlagen? Met dit stappenplan kunt u zelf al veel doen!

1. Maak een inkoopanalyse
Een inkoopanalyse start met het analyseren van uw crediteurenbestand. Maak daarom een overzicht van alle leveranciers over een volledig boekjaar. Noteer de NAW-gegevens, de kostenpost, kostenomschrijving en het bedrag dat u aan deze crediteur betaalt.

2. Segmenteren
Dit is de volgende stap in het verbeteren van het inkoopproces. U bepaalt per leverancier wat deze aan uw organisatie levert en wat de hoeveelheden zijn, waarbij u de producten/diensten per inkoopcategorie onderverdeelt. Voorbeelden van inkoopcategorieën zijn ICT, kantoorbenodigdheden, energie, P&O, huisvesting en marketing. Het nauwkeurig segmenteren van het crediteurenbestand is essentieel om een goed inzicht te krijgen in de inkoopkosten en om het inkoopproces te verbeteren.

3. Contractafspraken beoordelen
Welke afspraken zijn er gemaakt met uw top 20 leveranciers? Staan ze op papier en zijn de contracten nog wel marktconform? Maak een prioriteitenoverzicht om als eerste de hoogste kostenbesparing te realiseren. Hierna kunt u uw huidige én nieuwe leveranciers uitnodigen om inkoopcontracten te bespreken. Vergelijk daarbij natuurlijk niet alleen op prijs maar kijk ook naar kwaliteit, betrouwbaarheid en leveringsvoorwaarden.

4. Plan van aanpak
In deze laatste fase maakt u een plan van aanpak om het inkoopproces te verbeteren. In dit plan kan bijvoorbeeld staan dat u nieuwe onderhandelingen aangaat met bestaande leveranciers, dat u inkoopvolumes gaat bundelen of dat u bepaalde diensten juist helemaal niet meer inkoopt. Een goed plan van aanpak beschrijft in ieder geval de wijze waarop een besparing gerealiseerd moet worden, de termijn waarbinnen dit gebeurt en de hoogte van de besparing. Tot slot: het inkoopproces verbeteren draait weliswaar om kostenbesparingen, maar dit mag nooit leiden tot een vermindering van de kwaliteit!