De 7 zonden bij een tender traject

Sta even stil bij je offerte-aanvragen en aanbestedingen. Krijg je te weinig offertes binnen? Moet je steeds weer dezelfde vragen beantwoorden? Of ben je uren bezig om een goede vergelijking te maken?  Zo ja, dan bega je wellicht één of meerdere van deze 7 zonden die je veel tijd en geld kosten.

1. Te veel specificaties

Een overvloed aan (technische) specificaties is zinloos. Je leverancier weet het vaak beter dan jij en met zoveel specificaties is het moeilijk om offertes te vergelijken. In plaats van te specificeren is het beter om in je aanvraag het probleem te omschrijven. Vraag daarna je leveranciers een oplossing te formuleren.

2. Te veel vragen stellen

Het doel van het inkoopproces is om binnen een redelijke termijn goederen en diensten in te kopen die je organisatie vooruithelpen. Je wilt je leveranciers niet frustreren door ze te bestoken met allerlei vragen zodat ze dagenlang bezig zijn met hun aanbod.

3. Te veel prijsopties

Vraag je leverancier om een eerlijke prijsindicatie en accepteer dat prijzen kunnen fluctueren. Valse zekerheden inbouwen door voor elke hypothetische situatie een prijs te vragen kost je leverancier alleen maar tijd en geld. Is het verstandig de prijs niet te laten indexeren. Leveranciers rekenen het risico bij niet-indexeren gewoon door zodat je sowieso een hogere prijs betaalt.

4. Onredelijke juridische voorwaarden

Wees een redelijk mens. Niemand is gebaat bij een wurgcontract. Het leidt tot veel kostbare en dure discussies. Zorg voor een contract op basis van redelijkheid en billijkheid.

5. Slechte planning

Een korte planning lijkt aantrekkelijk maar het resulteert in een beroerd offertetraject. De kwaliteit van de aanbieding is minder. Of je bent niet in staat aanbiedingen te vergelijken en de meest geschikte leverancier te kiezen. Omgekeerd geldt natuurlijk hetzelfde. Niemand zit te wachten op een stroperig tendertraject dat voortdurend wordt uitgesteld.

6. Slordigheid

Hoe vaak gebeurt het niet dat er informatie over huidige leveranciers in een nieuwe aanbesteding staat? Haastige spoed is zelden goed, zeker voor een offertetraject. Voorkom slordige fouten en rare blunders door elke aanbesteding secuur te beoordelen voordat deze openbaar wordt gemaakt. Gebruik een e-procurement platform om alles overzichtelijk te houden.

7. Win-lose

Een professionele inkoper gaat altijd voor een win-win situatie, en niet voor een situatie waarbij de eigen organisatie wint maar de leverancier verliest. Inkopers die ook het belang van de leverancier behartigen worden beloond met meer toewijding en expertise, wat leidt tot lagere inkoopkosten.

Meer informatie ontvangen

Bega je regelmatig deze zonden? Geen probleem, je kan het elke dag beter doen. Neem de tijd, geef je leverancier de vrijheid om zijn expertise in te zetten en gebruik een systeem om het aanbestedingsproces onder controle te krijgen.

Ontdek op welke onderdelen je het tenderproces verder kan verbeteren. Klik hier. Of neem vandaag nog contact met ons op.

Michel Hilgersom

"The best results on your procurement projects. Fits very well in the team, as well as a guarantee for savings.”

Michel HilgersomDirector Procurement AF-KLM