Het is tegenwoordig onmogelijk en onpraktisch om de cloud te vermijden. Of uw bedrijf nu beursgenoteerd is of een groeiend MKB-bedrijf: waarschijnlijk heeft u een cloud-oplossing geïmplementeerd of overweegt u dat te doen.

1. Leg vast dat u diensten kunt uitbreiden én verminderen

Veel cloud-overeenkomsten bieden u de mogelijkheid om extra gebruikers of diensten in te kopen als uw behoefte toeneemt. Maar het is ook belangrijk om te weten wat de mogelijkheden zijn bij een dalend gebruik. De meeste cloud-overeenkomsten gaan uit van een vooraf bepaalde jaarlijkse hoeveelheid gebruikers, diensten en capaciteiten. Houdt daarbij rekening met de mogelijkheid dat u te maken krijgt met ‘shelfware’ en/of ‘shelf services’. Dat wil zeggen: software of services die weinig of niet gebruikt worden. Het is daarom goed om te zorgen dat u niet alleen de contractuele rechten heeft om het gebruik uit te breiden, maar ook om het te verminderen!

2. Leg kosten voor uitbreiding én terugbetaling bij verminderd gebruik vooraf vast

Als uw cloud-overeenkomst u toestaat om extra gebruikers of capaciteiten in te kopen, zorg dan dat de prijzen en vergoedingen voor dergelijke extra gebruikers en capaciteiten duidelijk in het contract worden vermeld. En wanneer u akkoord gaat met een schema van vooruitbetaling, eis dan ook vooraf terugbetaling of korting wanneer toekomstig gebruik vermindert. Zonder deze zekerheden krijgt u zeker te maken met tal van geleidelijke en niet gebudgetteerde stijgingen van prijzen en vergoedingen.

3. Voorkom afhankelijkheid van uw leverancier in de toekomst

Cloud-overeenkomsten zijn abonnementen die verlengd moeten worden als uw organisatie deze diensten en functionaliteiten wil blijven gebruiken. Is een cloud-oplossing eenmaal operationeel, dan is het moeilijk, zo niet bijna onmogelijk om niet verlengen. Dit zou immers veel middelen, tijd, overgangsplanning en uitvoering van de migratie vragen. En niet te vergeten een speciaal stuk management (change management) om die verandering te begeleiden. Cloud-leveranciers weten dit en maken u graag afhankelijk.
De beste manier om afhankelijkheid en het risico op de ‘vendor lock-in’ te voorkomen, is uw verlengingstermijnen (de termijnen na de eerste termijn) met bijbehorende prijzen voorafgaand aan de ondertekening van de eerste deal uit te onderhandelen.

4. Verleng uw contract per jaar

De meeste cloud-leveranciers willen dat u contracten voor meerdere jaren afsluit. Een verlenging met meerdere jaren betekent immers meerdere jaren van verlengde boekingen die inkomsten genereren. We adviseren bedrijven te onderhandelen over verlengingen in stappen van één jaar, omdat dit zorgt voor de juiste opties en mentaliteit van uw cloud-provider, die u nu elke jaar weer als klant moet verdienen.

5. Beding vooraf vaste prijzen voor meerdere jaren

De meeste providers zullen na de eerste verlengingstermijn een bepaalde prijsstijging aan u  voorleggen. Dit kan bv. in de vorm van een toename van een vastgestelde bovengrens van 2% van een prijsindex. Wanneer u niet vooraf een prijsverhoging of bovengrens vastlegt, wordt u vaak blootgesteld aan ongewenste prijsverhogingen. Onduidelijkheid over prijsafspraken maakt u kwetsbaarder op de middellange termijn en als er verlengd moet worden. We adviseren bedrijven vooraf te bedingen dat prijzen niet worden verhoogd tot drie jaar na de eerste verlenging.

Voorbeeld:
De eerste termijn van een contract duurt drie jaar. Prijzen en vergoedingen die voor de eerste termijn toegepast worden, dienen ook toegepast te worden voor de volgende drie jaarlijkse termijnen. In feite vraagt u uw cloud-provider om te investeren in de relatie door u dezelfde korting te geven die ook gebruikt werd om de opdracht van uw bedrijf binnen te halen. Na deze periode van vlakke prijzen raden we u aan om prijsstijgingen contractueel te beperken tot de prijsindex of een andere maatregel. Als deze voorzien is van een bovengrens beperkt u uw cloud-provider in zijn pogingen vergoedingen te berekenen voor vermeende verloren inkomsten.

6. Zorg dat u cloud-overeenkomsten zonder boete of kosten kunt beëindigen

Een cloud-overeenkomst moet uw bedrijf de mogelijkheid geven tot beëindiging zonder boete of ‘beëindigingsvergoeding’. Ook moet u in de overeenkomst opnemen dat u het contract gemakkelijk en zonder kosten kunt beëindigen wanneer er sprake is van voortdurende tekortkomingen van uw provider t.a.v. de service levels (bv. uptime, responstijd, probleemoplossing, etc.) De naleving van service levels is van cruciaal belang bij de behandeling van een cloud-gebaseerde oplossing, vooral wanneer de toepassing of diensten cruciaal zijn voor uw bedrijf.

Door dit vooraf vast te leggen, zorgt u dat uw leverancier achter zijn service levels gaat staan in plaats van u simpelweg van ‘doelen’ of ‘targets’ te voorzien. Terughoudendheid bij een leverancier om deze voorwaarde voor beëindiging op te nemen moet u interpreteren als een rode vlag! Zorg te allen tijde dat verplichtingen van de verkoper bij beëindiging vooraf duidelijk worden vastgelegd.

7. Stel teruggave van data en verwijdering van gegevens veilig

Bij het afsluiten van een cloud-overeenkomst gaat u altijd voor een prettige en langdurige samenwerking. Desalniettemin is het verstandig om vooraf vast te leggen welke verplichtingen een leverancier heeft wanneer de samenwerking wordt beëindigd. Wij adviseren afspraken te maken over:

  • de teruggave van data (zowel in het dataformaat van de leverancier als een platform-agnostisch formaat);
  • verwijdering van gegevens (d.w.z. certificering van het feit dat uw gegevens verwijderd zijn van de servers van de leverancier);
  • een verplichting om de overgang passend te begeleiden.

8. Voorkom dat uw provider zijn dienstverlening onverwachts beëindigt

Geef uw cloud-provider geen contractueel recht om zijn diensten te beëindigen of op te schorten, anders dan om omschreven redenen. U kunt het zich niet veroorloven dat de leverancier wegloopt waar het om cruciale toepassingen of diensten gaat voor uw bedrijf of onderneming.

9. Investeer tijd in goede afwegingen en onderhandelingen

Neem de tijd en besteedt voldoende aandacht aan referentiegesprekken. Zo kunt u zorgvuldig de geschatte kosten-batenverhouding afzetten tegen de voordelen op het gebied van immateriële snelheid en flexibiliteit en zorgen dat u de gesprekken met de leveranciers en meer onpartijdige bronnen (bv. inkoopadviseurs, onderzoeksbureaus, uw peer-netwerk, etc.) met elkaar in evenwicht brengt.

Meer informatie

Bent u momenteel cloud-oplossingen aan het onderzoeken, neem deze tips dan mee.  Zodra u zich comfortabel voelt met een oplossing en een model, raden we u aan de onderhandelingen met dezelfde aandacht en nauwkeurigheid tegemoet te treden als elke andere zakelijke overeenkomst! Ik wens u veel succes met het afsluiten van een mooie, passende cloud-overeenkomst voor uw bedrijf! Toch hulp nodig, neem dan vandaag nog contact met ons op.