7 kenmerken van een top inkoopafdeling

Of je nu een gevestigde onderneming hebt of als starter komt kijken, voor iedereen geldt hetzelfde: zorg ervoor dat je je inkoop op orde hebt en een volwassen inkoopafdeling runt. Hieronder staan 7 kwaliteitskenmerken van een goede inkoopafdeling. Gebruik ze als leidraad om je eigen inkoop te evalueren en te verbeteren.

1. Er zijn duidelijke doelen en kernwaarden geformuleerd

Maak duidelijk aan het management waar je voor staat en wat je wilt bereiken. Hierdoor kan je eenvoudiger de behoeften van je afdeling communiceren en budgetten aanspreken. Met andere woorden: transparantie leidt tot een betere samenwerking met het management en de rest van de organisatie.

2. Er zijn specifieke processen en procedures voor uiteenlopende situaties

Met standaardprocedures volgen inkopers eerder het inkoopbeleid en kunnen ze beter hun werk uitvoeren. Procedures maken werkprocessen bovendien transparant zodat het eenvoudiger is om personeel te vervangen bij afwezigheid.

3. Het inkoopteam kent de behoeften en doelstellingen van de hele organisatie

Inkopers aannemen is geen sinecure. Zij moeten beschikken over voldoende marktkennis en de juiste competenties om de relaties optimaal te houden. De inkoper begrijpt op alle niveaus, zowel intern (in multifunctionele projectteams) als extern (in de keten) wat er om hem heen gebeurd. Dit betekent goede inkopers de eigen organisatie en de markt al kennen. Het zijn netwerkers pur sang.

4. Goede e-procurement oplossingen besparen geld en tijd

Niet alle e-procurement systemen en software zijn geschikt. Goede inkopers doen eerst onderzoek voordat ze investeren in een dergelijk systeem. De implementatie ervan moet snel en voordelig gebeuren. Om acceptatie te garanderen moet het een gebruiksvriendelijk systeem zijn voor zowel inkopers als leveranciers. Tot slot geven goede e-procurement systemen waardevolle managementinformatie om processen te verbeteren.

5. De relatie met leveranciers wordt gekoesterd

Leveranciers zijn er niet om uit te knijpen. Sterker nog, er is een wederzijdse relatie tussen klant en leverancier die niet eindigt als het contract is getekend. Beide partijen horen zich in te zetten om deze relatie in stand te houden en te verbeteren.

6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is serious business

Afnemers kijken steeds vaker naar de oorsprong van een dienst of product en lage prijzen zijn niet langer de doorslaggevende factor voor klanten. Maatschappelijk verantwoord inkopen helpt om het bedrijfsimago te verbeteren en om op de lange termijn de toeleveringsketen te verduurzamen.

7. Professionele inkopers letten niet alleen op de prijs

Een goede inkoopafdeling begrijpt dat waarde toevoegen aan de supply chain verder gaat dan alleen een lage prijs. Goede inkopers zoeken daarom ook naar andere onderhandelingspunten met leveranciers. Onderhandelingen die ook nog eens eenvoudiger verlopen als er al een goede relatie met de leverancier is opgebouwd!

Direct verbeteren van de inkoopfunctie

Je eigen inkoopafdeling vergelijken met deze 7 punten is slechts een begin. Het geeft een idee van de mogelijkheden om verbeteringen door te voeren. Heb je het idee dat je inkoop volwassen genoeg is? Ontdek op welke onderdelen je de inkoopfunctie verder kan verbeteren. Klik hier

Michel Hilgersom

"The best results on your procurement projects. Fits very well in the team, as well as a guarantee for savings.”

Michel HilgersomDirector Procurement AF-KLM