5 stappen naar optimaal contract- en leveranciersmanagement

In dit stappenplan vindt u een aantal nuttige adviezen om met contract- en leveranciersmanagement te voorkomen dat contractonderhandelingen moeizaam verlopen of dat er achteraf problemen ontstaan.

1. Management begint met het contract
Voordat u besluit de samenwerking aan te gaan kunt u veel tijd besparen in het beheer door uw standaardinkoopvoorwaarden of uw contract naar de leverancier te sturen. Ook kunt u de leveringsvoorwaarden opvragen bij de leverancier. Zodoende krijgt u vooraf inzicht of er contractbepalingen zijn waar onenigheid over kan ontstaan.

2. Maak een redelijke overeenkomst
Contract- en leveranciersmanagement gaat om het behartigen van beide belangen. U bent gebaat bij een goede samenwerking en dat geldt ook voor de wederpartij. Zorg daarom altijd voor voldoende wederkerigheid in een overeenkomst of standaard inkoop- of leveringsvoorwaarden.

3. Gebruik duidelijke taal
Om het beheer te vereenvoudigen moet de tekst van een contract duidelijk de afspraken van beide partijen verwoorden. Schrijf deze tekst daarom in duidelijke taal en niet in juridisch jargon. Bij goed contractmanagement is het bovendien van belang dat het nut van elke contractclausule wordt omschreven. Typische onderwerpen die in een contract staan zijn de looptijd, dienstverlening, opzegtermijnen en prijzen.

4. Informeer uw medewerkers
Stuur het volledige contract naar de leverancier en laat het document ondertekenen. Om te zorgen voor naleving van het contract dienen alle belanghebbenden binnen uw organisatie te worden ingelicht over de overeenkomst.

5. Regelmatig evalueren
Regelmatig evalueren is een belangrijk onderdeel van goed contractbeheer. Zo kunt u de gemaakte afspraken toetsen aan de praktijk en onderhoudt u de relatie met de leverancier. Natuurlijk kunt u tussentijds afspraken wijzigen of nieuwe afspraken maken. Leg deze echter altijd schriftelijk vast.

Met de hierboven genoemde stappen voorkomt u een aantal valkuilen die leiden tot onnodig moeizame contractonderhandelingen en problemen achteraf. Schakelt u liever de inkoopspecialist in? Het spreekt voor zich dat Buyers United u van dienst kan zijn bij het opstellen van standaardcontracten.