De 7 nieuwste inzichten in Best Value procurement

De 7 nieuwste inzichten in Best Value

Best Value wordt steeds vaker ingezet als innovatieve manier van inkopen en verkopen, zowel in de publieke als private sector. Het aantal Best Value-experts is de inkoopontwikkelingen best value5afgelopen jaren dan ook flink gegroeid. Om het kennisniveau op peil te houden, organiseert de grondlegger van de filosofie, Dean Kashiwagi, al ruim tien jaar jaarlijks een conferentie in Phoenix, Arizona.Tijdens deze conferentie worden gevorderden en beginners bijgepraat over het proces en de achterliggende filosofie die meer ingaat op houding en gedrag. Het congres wordt afgesloten met een aantal examens, waaronder ook een train de trainer-examen. Iedereen krijgt de mogelijkheid om dit examen te maken. Een positief resultaat maakt de weg vrij tot de A of A+ certificeringsstatus zoals we die ook in Nederland kennen.

Eenvoud

Dit jaar waren er weer veel deelnemers uit Nederland: 60 van de 120. Opvallend daarbij was de toenemende vertegenwoordiging vanuit de ICT-branche. Best Value is eigenlijk allang geen inkooptruc meer. De methode propageert eenvoud, toch kent de uitvoering in Nederland verschillende verschijningsvormen. Enerzijds wordt dit veroorzaakt door (kleine) veranderingen in de Best Value-aanpak door de tijd heen en onbekendheid daarvan bij een groot aantal enthousiaste beginners. Anderzijds wordt van de Best Value-methodiek afgeweken door politieke risico’s die vaak op de loer liggen bij de uitvoering van een Best Value-project. Hoewel er dit jaar geen grote veranderingen waren in de Best Value-aanpak, bespreken we hieronder een aantal relevante nuances ten opzicht van voorgaande jaren.

1. Minder algemeenheden, meer projectspecifieke prestatie-informatie

Deze aanpassing in de methodiek was vooral voor de Amerikaanse deelnemers nieuw: in Nederland is het al jaren de bedoeling dat leveranciers in hun aanbod met specifieke prestatie-informatie duidelijk maken dat zij het project of de opdracht doorgronden. Dit in plaats van algemene of niet-projectspecifieke informatie. De reden is de wijze waarop de methodiek in Nederland is aangepast voor Europese regelgeving: niet de inschrijver staat in de beoordeling centraal, maar de inschrijving. Dit vereist een zekere mate van projectspecificiteit; in Nederland is dit in de methodiek vertaald naar de ‘prestatieonderbouwing’. Het is goed te zien dat de van oorsprong Amerikaanse methodiek zich aanpast aan de ervaringen elders in de wereld.

2. De taal van metrics; nu nog belangijker

Loslaten door de opdrachtgever gaat alleen als deze beschikt over goede informatie, ook wel metrics genoemd. In elke fase spelen deze eenduidige, essentiële gegevens een belangrijke rol. Bij te veel gedetailleerde specificaties, zijn talloze beslissingen het gevolg. Door onvolledige informatie ontstaan verwachtingen en daardoor toeleverrisico’s. Metrics daarentegen worden gebruikt door de expert, leiden tot meer transparantie en bieden de opdrachtgever de gang van zaken te volgen met louter dominante informative.

3. Publiceer metrics vanaf het begin

Veel Best Value-projecten focussen zich nog op de inkoopfase. Uiteindelijk gaat het om de uitvoeringsfase. En daar kan het succes worden gemeten met metrics. Niet altijd is duidelijk hoe het project gaat, met andere woorden: zijn de metrics niet voorhanden. Het is verstandig om vanaf het begin duidelijkheid te hebben over hoe en wat er gemeten gaat worden. En om die metingen op een continue basis te doen. Dus bij dienstverlening niet eens per halfjaar, maar veel vaker. En nog belangrijker: om de uitkomsten van die metingen te publiceren. Dit creëert een omgeving van transparantie en daarmee verantwoordelijkheid. De metrics worden gepubliceerd als het goed gaat én als het fout gaat. Belangrijk is ook dat het de prestatie van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer betreft.

4. Een aanbieder kan Best Value gedrag ook in een prijsomgeving toepassen

Hoewel Best Value als inkoopmethodiek steeds vaker wordt toegepast, worden veel uitvragen nog steeds door opdrachtgevers met een sterke focus op de laagste prijs gedaan. Tijdens het congres is verder duidelijk geworden dat het Best Value-gedachtegoed (dus niet de inkoopmethodiek) ook in die omgeving kan worden toegepast, met name door de aanbieder. Deze kan zelf de structuur van de methodiek creëren, bijvoorbeeld het inlassen van een concretiseringsfase (alleen dan na gunning in plaats van voor gunning). Hij kan een focus hebben op het identificeren van risico’s buiten zijn eigen invloedsfeer, waar hij niet verantwoordelijk voor is, maar die hij wel gaat minimaliseren. Hij kan werken met wekelijkse rapportages en een omgeving van transparantie en verantwoordelijkheid creëren. De conclusie is dat alleen het initiële gedrag van de opdrachtgever anders is, maar dat door de toepassing van de Best Value-principes de opdrachtnemer de opdrachtgever bij de hand kan nemen.

5. KPI’s zijn een vorm van Management, Direction & Control

Het is inmiddels wel duidelijk dat in de Best Value-aanpak Management, Direction & Control (MDC) een vorm van ongewenst gedrag is. Als de opdrachtgever vooraf een aantal kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) definieert en bijbehorende normen (bijvoorbeeld: de smaak moet een 7,5 zijn), dan is sprake van MDC door de opdrachtgever. Dit is niet bedoeling. In de Best Value-aanpak is het juist het idee dat de aanbieder zijn eigen prestatieniveau definieert met verifieerbare en onderbouwde prestatie-informatie, die ook link heeft met dit project (zie ook punt 1). In de Best Value-aanpak is het daarmee de aanbieder die eigenlijk zijn eigen KPI definieert. Tijdens de conferentie is besproken dat een opdrachtgever moet oppassen om de (onderbouwde) belofte van de aanbieder niet vervolgens zelf te vertalen naar KPI’s. Er kunnen immers duidelijke redenen zijn waarom een aanbieder zijn prestatieniveau overall haalt maar in dit project of bij deze opdracht niet haalt. Het is dan gevaarlijk om dan deze metrics als KPI’s in een contract te hebben staan, waar de inkoper de opdrachtnemer (onterecht) mee om de oren gaat slaan. Het gevaar is nog groter als er diverse aanbieders zijn die ieder hun eigen prestatieniveau hebben gedefinieerd, waarna de opdrachtgever deze uiteenlopende niveaus gaat vertalen naar KPI’s en de aanbieders onderling gaat benchmarken.

6. Minder groot belang van interviews door ‘taal van metrics’

De inkopende partij houdt interviews met sleutelfunctionarissen van de aanbieders. Deze interviews zijn van groot belang omdat deze mensen de eindkwaliteit bepalen. Overzien zij het project vanaf het einde terug naar het begin? Denken zij in het belang van iedereen? Spreken ze in de taal van metrics? Doel is het vaststellen van expertise bij de mensen die het project daadwerkelijk gaan uitvoeren. Het interview blijft daarom een belangrijk gunningscriterium. Door de subtiele veranderingen in Best Value kan het belang wel iets kleiner worden gemaakt (indien gewenst) en mogelijk risico op vooringenomenheid bij de beoordelaars gereduceerd.

7. Introduceren van de ‘competitive range’

De Best Value-aanpak kenmerkt zich in de selectiefase door een focus op kwaliteit. Prijs is van ondergeschikt belang bij het bepalen welke aanbieder zich kwalificeert voor de concretiseringsfase. Sommigen vinden dit heel spannend. Zij realiseren zich niet dat er al een zekere beheersing van de prijs is door het vooraf bekendmaken van het plafondbedrag. Toch overtuigt dit mechanisme nog niet iedereen. De oplossing kan dan zijn het introduceren van een competitive range. Het betekent dat de opdrachtgever vooraf duidelijk maakt dat het aanbod van de beoogde opdrachtnemer maximaal een bepaald percentage mag afwijken van het gemiddelde van de aanbiedingen, zowel naar boven als naar beneden. En dat de beoogd opdrachtnemer tevens slechts een bepaald percentage mag afwijken ten opzichte van de nummer 2 in de ranking. Alleen als de beoogd opdrachtnemer kan uitleggen waarom het gerechtvaardigd is dat hij buiten deze competitive range is (dus meer dan x% duurder of goedkoper dan de vooraf bekend gemaakte percentages), blijft hij de beoogd opdrachtnemer en gaat hij daadwerkelijk door naar de concretiseringsfase. Via dit middel is de prijs nog meer beheerst. Het is goed om op te merken dat een dergelijke competitive range prima kan worden toegepast in de private sector. In de publieke sector is dit nog een onderwerp van debat.

Managementparadigma

Best Value is een van de krachtigste nieuwe managementparadigma’s maar tegelijkertijd een filosofie van alle tijden. Centraal staat het selecteren van en werken met de expertleverancier. Dat is meer dan ooit essentieel omdat organisaties inmiddels door voortgaande uitbesteding voor enorme bedragen inkopen. De beste leverancier is de partij die de hoogste kwaliteit levert tegen de laagste kosten. In deze periode van structurele laagconjunctuur is het echter extra relevant de best presterende leverancier te vinden. Want juist nu kan geen enkele organisatie zich verspilling van middelen en grote toeleverrisico’s permitteren.

"Wij hebben Buyers United ingezet bij het begeleiden van een energie inkoop project. Het was een prettige ervaring dat er aan méér werd gedacht dan alleen maar de prijs. Ook de kwalitatieve aspecten werden niet vergeten. Wij werden telkens deskundig geadviseerd en zijn erg tevreden over het bereikte inkoopresultaat."

René KlaassenFinancieel directeur UTS Nederland B.V.

Best Value Procurement; de kern

Best Value Procurement; de kern

De wereld op z’n kop
In feite zetten wij de wereld op z’n kop, meent Dean Kashiwagi. De leverancier is de expert, de partij met de kennis en kunde, en tóch vertrouw je hem niet en maak je een dik contract. In Best Value Procurement staat het vinden van de beste leverancier centraal. Dat is de leverancier die de hoogste toegevoegde waarde kan leveren, tegen de laagste prijs en de leveringsrisico’s onder controle heeft.

De inkopende organisatie kan gezien de grote dynamiek onmogelijk een accurate kijk op de werkelijkheid hebben en alles weten. Gespecialiseerde leveranciers daarentegen hebben wel die goede kijk op hun deel van de werkelijkheid. Organisaties zouden dus veel meer moeten selecteren op expertise bij de leveranciers. Best Value is een filosofie die haaks staat op de gangbare inkooppraktijk met controle door middel van gedetailleerde specificaties in requests for proposal en dichtgetimmerde contracten. Zo wordt niet alleen de snelheid uit de keten gehaald, maar het leidt ook tot hoge transactiekosten. ‘Hoe meer je terugvalt op het contract en hoe dikker je RFP, hoe slechter je leverancier’, aldus de Amerikaanse grondlegger van Best Value Procurement.

Zelfbenoemde expert versus echte expert

Bij Best Value wordt de leverancier erkend als expert. Volgens Kashiwagi is dat een paradigmaverandering, omdat de rol van de inkopende organisatie verandert van zelfbenoemde expert naar het herkennen van de echte expert. In plaats van de nadruk op controle achteraf, ligt bij Best Value de nadruk op het voortraject. De volgende vragen zijn essentieel:

  • hoe weet de leverancier dat hij kan presteren?
  • hoe ziet de leverancier het project? Kan hij snel een planning opstellen?
  • kan de leverancier de risico’s identificeren en een planning maken om risico’s te
    minimaliseren?
  • hebben de sleutelpersonen van de leverancier de opdracht scherp voor de bril
    en stellen zij zich verantwoordelijk op?

Beoordeling van de leveranciers vindt niet alleen plaats op basis van gebruikelijke criteria zoals prestaties in het verleden en prijs, maar ook op basis van een zogenoemd risico- en kansendossier. Met name daar kan de leverancier laten zien dat hij de toeleverrisico’s onder controle heeft en welke extra waarde hij zijn klant kan leveren.

eBook Best Value Procurement

In Best Value Procurement staat het vinden van de beste leverancier centraal. Dat is de leverancier die de hoogste toegevoegde waarde kan leveren, tegen de laagste prijs en de toeleveringsrisico’s onder controle heeft. Wilt u meer weten? Ontvang het gratis eBook Best Value Procurement. Het is een echte hands-on gids, boordevol met handige tips om direct zelf aan de slag te gaan met Best Value Procurement. Veel leesplezier!

Best Value congres
Het Best Value Congres 2015 wordt gehouden op 14 en 15 april in de Reehorst in Ede. In alweer de derde editie van het congres staat de concretisering- en uitvoeringsfase centraal. Meld u hier aan of bekijk het congres programma

"Dankzij de inzet bij Buyers United hebben wij telkens weer grote kostenbesparingen kunnen realiseren. Hun aanpak is erop gericht de “Beste deal” te onderhandelen. Zonder hierbij het belang van een goede en langdurige leveranciers relatie uit het oog te verliezen. Echte specialisten in blijvende kostenbesparingen.”

Reiant MulderDirecteur Centrale Directie Randstad Nederland

Best Value: de baten

Best Value Procurement: de baten

Met Best Value Procurement is inmiddels veel ervaring opgedaan. Wat levert deze filosofie op vergeleken met de traditionele manier van inkoop? De baten liggen op verschillende terreinen. In talloze Best Value-trajecten blijkt de kwaliteit van het geleverde goed, dan wel de verleende dienst hoger te zijn. Dat heeft alles te maken met het feit dat de expert de expert mag zijn.

Extra waarde en beter risicobeheer

De leverancier wordt aangesproken op zijn deskundig­heid en gaat daar ook naar handelen. Ook blijkt vaak extra waarde te worden geleverd (via het kansendossier). Een tweede voordeel is de minimalisering van de risico’s bij de klant door het risicodossier. Lagere risico’s vertalen zich in lagere directe en indirecte kosten.

Kortere doorlooptijden en minder management

Toepassing van Best Value Procurement leidt veelal ook tot een kortere doorlooptijd. Een typerend voorbeeld in dit verband is de toepassing van Best Value door Rijkswaterstaat: projecten blijken gemiddeld 50 procent sneller uitgevoerd te worden. In veel Best Value-projecten worden lagere directe kosten gerapporteerd. Omdat de leverancier het project en de bijbehorende risico’s overziet is de inkopende partij veelal goedkoper uit, vergeleken met de traditionele manier van inkopen met direction and control vanuit de klant.

Lagere inkoopkosten

Daarmee komen we op een vijfde voordeel: de indirecte kosten zijn altijd aanzienlijk lager. De organisatie van de inkopende partij wordt dankzij Best Value Procurement ontlast. Per slot van rekening is de leverancier nu verantwoordelijk voor het managen van het project. De klant volgt de gang van zaken met bondige rapportages, met louter dominante metrics. Kortom: Best Value is een efficiënte manier, qua geld én tijd, van inkopen.

Hoe scoort Best Value ten opzichte van de traditionele manier van inkoop?

Samenvattend scoort Best Value beter dan de traditionele manier van inkoop. Dat blijkt ook uit de evaluatie door leden van de verschillende projectteams van vier Best Value-projecten die Buyers United uitvoerde in 2014.

TRADITIONEEL INKOPENBEST VALUE PROCUREMENT
Proces minimaliseert tijdbeslag5,47,9
Proces dwingt leverancier tot pre-planning, identificatie en minimalisatie risico’s voor levering4,88,8
Proces is eenvoudig in te voeren6,77
Proces is efficiënt4,88,1
Proces identificeert hoogste waarde tegen laagste kosten5,28,1
Proces minimaliseert risico’s opdrachtgever4,68,3
ALGEHELE TEVREDENHEID MET PROCES5,38,1

Meer weten

Download het gratis eBook Best Value Procurement. Het is een echte hands-on gids, boordevol met handige tips om direct zelf aan de slag te gaan met Best Value Procurement. Wat vervolgens helpt, is het volgen van een training over Best Value. Op 19 maart a.s. organiseren wij weer een basis training Best Value waarin u wordt meegenomen door de achtergronden en methodiek van Prestatie-inkoop, waardoor u begrijpt hoe deze methodiek werkt. Klik hier voor meer informatie.

"Dankzij de inzet bij Buyers United hebben wij telkens weer grote kostenbesparingen kunnen realiseren. Hun aanpak is erop gericht de “Beste deal” te onderhandelen. Zonder hierbij het belang van een goede en langdurige leveranciers relatie uit het oog te verliezen. Echte specialisten in blijvende kostenbesparingen.”

Reiant MulderDirecteur Centrale Directie Randstad Nederland

Tips om direct met Best Value aan de slag te gaan

Tips om direct met Best Value aan de slag te gaan

In Best Value staat het vinden van de beste leverancier centraal. Dat is de leverancier met de meeste expertise, die de hoogste toegevoegde waarde kan leveren, tegen de laagste prijs en de toeleveringsrisico’s onder controle heeft. Wij beschrijven 5 tips die u verder helpen.

Besteed veel aandacht aan communicatie

Uitgangspunt van Best Value is dat de leverancier de enige echte expert is. Dat is vaak even slikken voor de leden van het projectteam. De ervaring heeft geleerd dat juist dit punt veel uitleg vraagt en herhaaldelijk opnieuw om uitleg vraagt.

Begin klein

Start met een klein pilotproject. De Best Value-aanpak is weliswaar niet complex, maar wel heel anders dan de huidige manier van inkopen. Small is beautiful geldt ook voor het projectteam.

Laat je helpen

Door u goed voor te bereiden komt u een heel eind met uw eerste Best Value-project. Maar het gaat een stuk sneller en de resultaten zullen beter zijn, als u zich terzijde laat staan door een gecertificeerde A+ Best Value-specialist.

Volg de standaardaanpak

De Best Value-aanpak heeft zich, sinds die medio jaren negentig werd uitgedacht door Kashiwagi, uitgekristalliseerd en zich als succesvol bewezen. Natuurlijk ontwikkelt de aanpak zich voortdurend, maar in de kern staat deze als een huis. Afwijkingen in de praktijk moeten dan ook alleen gebaseerd zijn op onvermijdelijke politieke factoren.

Bereid je goed voor

Als u het eBook Best Value Procurement leest, heeft u de basis gelegd voor toepassing van Best Value. Wat vervolgens helpt, is het volgen van een training over Best Value. Op 19 maart a.s. organiseren wij weer een basis training Best Value waarin u wordt meegenomen door de achtergronden en methodiek van Prestatie-inkoop, waardoor u begrijpt hoe deze methodiek werkt. Klik hier voor meer informatie.

"Door de marktkennis van Buyers United kregen wij snel inzicht in de marktconformiteit van de aanbieding van onze leverancier. Hun benchmark leidde er mede toe dat de leverancier de initiële kosten aanmerkelijk verlaagde. Een prettige samenwerking en prima besparingsresultaat.”

Rob SchoutenManager ICT Amsterdam RAI B.V.

De grootste misvattingen over Best Value Procurement

De grootste misvattingen over Best Value Procurement


Enige misvattingen
Best Value is een relatief nieuw paradigma, en mede daardoor bestaat een aantal misvattingen. We bespreken de vijf hardnekkigste.

Best Value gaat alleen over inkoop
Deze misvatting is begrijpelijk. De filosofie is namelijk door Kashiwagi zelf in Nederland geïntroduceerd als Best Value Procurement. En Van de Rijt en Santema, die je kunt beschouwen als de Nederlandse missionarissen van het gedachtengoed van Kashiwagi, spraken aanvankelijk van ‘prestatie-inkoop’. Best Value gaat zeker over inkoop, in feite over de kern van inkoop: hoe vind je de beste leverancier. Maar het gaat niet alleen over goed inkopen. Het gaat ook over projectmanagement en vooral over risicoreductie en waardecreatie.

Best Value is een truc om alle risico’s op de toeleverancier af te wentelen
Bij de traditionele manier van inkopen heeft de leverancier de neiging risico’s waarop hij geen invloed kan uitoefenen toch, impliciet op zijn schouders te laden. Met alle gevaren voor hem én voor de opdrachtgever. Kern van Best Value is nu juist dat de potentiële leverancier in de selectiefase op twee A4 laat zien hoe hij de risico’s binnen zijn scope denkt te minimaliseren. De beheermaatregelen voor risico’s zijn opgenomen in de prijs van de leverancier. Deze risico’s liggen echter buiten de invloedsfeer van de leverancier en daarom is de klant altijd financieel verantwoordelijk als zich een risico voordoet.

Als opdrachtgever kun je dankzij Best Value achterover leunen
De ervaring met Best Value heeft tenminste een ding geleerd: het kost minder tijd en energie als je de leverancier erkent als de expert, in plaats van als zelfbenoemde expert dikke pakken specificaties op te stellen en de uitvoering van het werk voortdurend te moeten controleren. Maar helemaal niets doen, nee dat is er ook bij Best Value niet bij. Wil Best Value een succes worden, dan is het zaak de juiste projectdoelstellingen te formuleren zonder daarbij gedetailleerd te specificeren.

Contracten zijn niet meer nodig
Ook bij Best Value blijft een contract nodig. Het voordeel van de Best Value-aanpak is dat het contract minder belangrijk is omdat er een goed plan aan ten grondslag ligt. Partijen zijn door het doorlopen van de concretiseringsfase beter voorbereid. Het contract is hierdoor completer omdat het onder meer een goede planning en een risicodossier bevat.

Een kind kan de was doen
Best Value is een verrassend eenvoudige en mede daardoor steeds populairdere manier om meer waarde uit de leverancier te halen. De filosofie is de afgelopen jaren fijn geslepen en heeft zich zowel in de profit-sector als de non profit-sector bewezen. Toch blijkt de implementatie niet makkelijk. Dat komt met name omdat mensen nu eenmaal mensen zijn en gemakkelijk terugvallen in oud gedrag. Concreet: aan het technisch specificeren slaan, controleren en toch weer gaan onderhandelen over de centen. Loslaten is en blijft lastig.

Meer weten?

Download het gratis eBook Best Value Procurement. Het is een echte hands-on gids, boordevol met handige tips om direct zelf aan de slag te gaan met Best Value Procurement. Veel leesplezier!!!

5 vragen aan Dean Kashiwagi over prestatie-inkoop

5 vragen aan Dean Kashiwagi over prestatie-inkoop


Dean Kashiwagi is de grondlegger van Best Value Procurement, ook wel prestatie-inkoop genoemd. Zijn filosofie is dat niet de prijs doorslaggevend moet zijn bij de keuze voor een leverancier, maar de geleverde kwaliteit en expertise. Hij geeft antwoord op 5 vragen over prestatie-inkoop.

Kan je een voorbeeld geven van een effectief prestatie-inkoop project?
‘Prestatie-inkoop is in Nederland vooral bekend geworden toen Rijkswaterstaat ermee begon. Ze wilden voor 1 miljard euro aanbesteden voor de aanleg van autowegen. Dit gebeurde voor het eerst via prestatie-inkoop. Weliswaar gebruikte Rijkswaterstaat een aangepaste vorm van mijn model, maar het leverde wel een veel kortere aanbestedingsperiode op. Bovendien lagen de kosten de helft (!) lager en was de opleveringstijd 25 procent korter.’

Veel bedrijven centraliseren hun inkoop. Is dat slim?
‘Centraal inkopen betekent vaak dat de inkoopactiviteiten worden uitgevoerd door slechts enkele personen. Als zij begrijpen wat prestatie-inkoop inhoudt dan is centraal inkopen geen probleem. Maar als het betekent dat er alleen op prijs wordt ingekocht en de inkoper bepaalt wat de verkoper moet doen dan is centraal inkopen voor iedereen een slechte keuze.’

Prestatie-inkoop vraagt minder kennis van inkopers. Hoe bewaak je dan de kwaliteit?
‘Inkopers hoeven alleen maar te kijken naar het resultaat. Dat is een fundamenteel andere benadering dan de traditionele methode van management, direction en control, maar wel eentje die kwaliteit levert. MDC leidt alleen maar tot inefficiëntie, hogere kosten en lagere kwaliteit omdat de leverancier niet wordt gemotiveerd om het beter te doen.’

Waarom is transparantie zo belangrijk?
‘Door de leverancier meer vrijheid te geven en te vertrouwen op zijn expertise kan hij makkelijker risico’s inschatten en deze minimaliseren. De kosten gaan hierdoor significant omlaag.

Dikke contracten zijn niet meer nodig. Geldt dat ook voor onze juristen?
‘Juristen die ervoor zorgen dat de overheadkosten in de vorm van MDC en transacties zo laag mogelijk blijven zijn van grote waarde, dus die hoeven niet weg.